De onderstaande organisatieontwikkelingen en verbeteropdrachten (zoals beschreven in deze paragraaf en begrotingsprogramma 11) worden in samenhang volgens de principes van het sturingsconcept Opdrachtgericht werken uitgevoerd.
De organisatieontwikkeling is erop gericht dat de samenwerking tussen bestuur en ambtelijke organisatie soepel en scherp verloopt, dat er een goede verbinding tussen de organisatie en de wereld om ons heen is en dat de organisatie flexibel is. We blijven continu werken aan voorspelbaarheid en kwaliteit van onze dienstverlening. Dit bereiken we mede door onze processen en systemen blijvend te optimaliseren en te moderniseren. Het leiderschap en de sturing in de organisatie gaan we gericht versterken. Waarbij we aandacht geven aan onze kernwaarden vakmanschap, verbondenheid en durf. We brengen extra focus aan voor de ontwikkeling van professionals (leidinggevenden en medewerkers) en ontdekken nieuwe manieren voor het matchen van talenten en werk. Zo ontstaat er meer afwisseling en uitdaging. Dit zorgt voor meer persoonlijke loopbaanmogelijkheden en verlaagt de uitstroom van professionals. Om deze ambities en gewenste organisatieontwikkelingen haalbaar, realistisch en geprioriteerd te realiseren, wordt de ontwikkelagenda aangescherpt en gemonitord.
Procesgericht werken
Alles wat we doen in gemeente Westland leidt uiteindelijk tot een ‘resultaat’. Dat kan een product of dienst zijn voor een inwoner, ondernemer (externe klant) bestuurder of een collega (interne klant). Denk hierbij een omgevingsvergunning, subsidie, paspoort maar ook toegang tot een applicatie, een laptop, of een beleidsvoorstel. Deze producten en diensten leveren we continu en kennen een hoger volume en frequentie. Hiervoor werken we procesgericht en besturen we via procesmanagement (ontwerpen, inrichten, uitvoeren, evalueren, bijsturen van processen).
Daarnaast kennen we ook resultaten en/of (maatschappelijke) effecten die niet continu geleverd worden maar via intensieve tijdelijke samenwerkingsverbanden projectmatig en programmatisch werken. In alle gevallen ligt de focus op het eindresultaat en vraagt daarmee om een horizontale benadering waarin teams effectief samenwerken.
Contractmanagement
Gemeente Westland heeft een breed terrein van aandachtgebieden waar zij mee bezig is. In de verschillende domeinen worden diverse werkzaamheden uitgevoerd door eigen mensen. Veel van deze werkzaamheden worden uitbesteed via (raam)contracten. Ieder jaar kopen we verschillende soorten leveringen, werken en diensten in. Concernbreed is dit inkoop van meubilair, schoonmaak, catering maar ook contracten voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte, investeringsprojecten en de inhuur van extern personeel. Het is belangrijk om de afspraken binnen deze contracten goed vast te leggen, de naleving te bewaken en eventuele beheermaatregelen toe te passen. Een adequaat opgezette systematiek voor contractbeheer en het borgen van contractmanagement is daarin onmisbaar. Contractmanagement is in de samenwerking met marktpartijen, de laatste stap in de beheersing van risico's. Deze stap moet dan wel in het voortraject van de aanbesteding worden vastgelegd. Het is daarmee geen direct onderdeel van het risicomanagementproces. Maar wel noodzakelijk om risico's (gerelateerd aan marktpartijen) te kunnen beheersen. Het contractmanagement en het daaraan gekoppelde (strategische) risicomanagement willen wij blijven optimaliseren door onder meer uniformiteit in begeleiding, transparante contractafspraken, bewaking, beheersing en vastlegging en automatisering.
Project- en programmamanagement
Gemeente Westland staat voor grote opgaven die alleen via goed project- en programmamanagement kunnen worden ingevuld. Dit vraagt om verdere blijvende professionalisering binnen de hele organisatie van de gemeente Westland voor project- en programmamanagement. Daarnaast sluiten we met deze werkmethodiek aan op de ontwikkelingen rondom "werken volgens de omgevingswet". Zo zijn we een organisatie die wendbaar, responsief, effectief en efficiënt is. Met een duidelijke beschrijving van alle verschillende rollen, taken en bevoegdheden binnen project- en programmamanagement met nadruk op risicobeheersing. Hierdoor zijn en blijven we een betrouwbare en voorspelbare partner voor ontwikkelaars en andere externe partijen.
Een groot deel van de opdrachten binnen de gemeente, zowel in de continu processen als de dynamische opgaven, pakken we in de organisatie projectmatig en programmatisch op. Hierdoor gaat de productiviteit omhoog, zijn er minder interne conflicten met effect op het werkgeluk. Daarnaast krijgen we meer grip op de projecten en daarmee ook op de uitgaven binnen deze projecten. Ook zorgt het programmatisch werken ervoor dat de projecten goed in de tijd worden weggezet. Hiermee komt er meer inzicht en grip op de uitgaven over de jaarschijven.