Informatiebeheer
Informatiebeheer (IB) betreft het opslaan, duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk houden van overheidsinformatie uit werkprocessen en het waar nodig vernietigen en het ontsluiten van overheidsinformatie. De noodzaak van informatiebeheer neemt toe vanwege veranderende wet- en regelgeving als ook de explosieve groei van de informatie, informatiebehoefte en benodigde datastrategie. De informatiesamenleving wordt steeds complexer. Dat uit zich in ontwikkelingen van informatiebeheer en vereist een inbedding van modern informatiebeheer. De informatie van gemeente Westland is verspreid opgeslagen in diverse applicaties en systemen vanwege onder meer nieuwe inzichten over het bewaren bij de bron. Dat maakt het terugvinden, selecteren, waarderen en vernietigen of bewaren van informatie complex en is tijdrovend voor medewerkers. Daarom is er een nieuwe archiveringsstrategie ontwikkeld.
Wettelijke kaders en normen
- De Woo (Wet open overheid) regelt de openbaarheid van bestuur door openbaarmaking van informatie door de Nederlandse overheid. We onderzoeken of het publiceren van informatie in het publicatieportaal binnen het Digitaal Archief Depot (DAD) mogelijk gemaakt kan worden of binnen het centrale Document Managementsysteem (DSM).
- De nieuwe Archiefwet 2021 (inwerkingtreding per 1 januari 2026) vervangt de huidige Archiefwet uit 1995. Belangrijkste wijziging is verkorting van de overbrengingstermijn van informatie van 20 naar 10 jaar.
- Met de komst van de internationale standaardnorm (NEN-ISO 16175) over eisen aan informatiesystemen is de oudere norm (NEN 2082) komen te vervallen. Hierdoor moeten de informatiesystemen worden getoetst aan de nieuwe strengere standaard norm.
- Audit op basis van het Normenkader KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer decentrale overheden) Door een audit op basis van het Normenkader KIDO wordt het archief- en informatiebeheer getoetst. Het KIDO besteedt aandacht aan kaders, beleid, randvoorwaarden en de uitvoering gebaseerd op archiefwet- en regelgeving. Op basis van deze audit wordt periodiek een verslag overgelegd aan de raad en de provincie ter verantwoording over het uitgevoerde archief- en informatiebeheer.
Archiveringsstrategie Westland 2024-2029
We beschikken over een Archiveringsstrategie Westland 2024-2029. Het betreft een samengestelde Archiefomgeving die duidelijkheid geeft over de benodigde archieffunctionaliteiten en applicaties. Op deze manier werken we de komende jaren met een gestructureerde samengestelde archiefoplossing aan het op orde brengen van de informatie. De archiveringsstrategie wordt uitgewerkt in een actieplan met projecten en activiteiten die tot en met 2029 uitgevoerd moeten worden om de strategie te implementeren. Informatiebeheer werkt hierin breed samen in het I-domein met de teams Informatievoorziening en Automatisering, Juridische Zaken en Gegevensbescherming.
Datagedreven werken (DGW)
Onze visie op digitaal, zaakgericht en datagericht werken sluit aan op gangbare ontwikkelingen. Het is de intentie om met DGW binnen 5 jaar alle maatschappelijke opgaven, dagelijkse beslissingen en toekomstige sturing op (voorspellende) analyses vanuit data te baseren. Bestuur, directie en medewerkers in alle lagen van de organisatie werken dan met data en zijn in staat om deze data te vinden, te combineren, te gebruiken en ermee te innoveren. Er zijn nieuwe rollen en functies ontstaan waardoor het werken met data volledig is verankerd in de organisatie. Data is onmisbaar geworden om opdrachtgericht te werken: zonder data, geen opdracht.