Informatisering en Automatisering
De manier waarop burgers, bedrijven en overheid met elkaar communiceren en gegevens uitwisselen is sterk in ontwikkeling en ziet er in de toekomst heel anders uit. We zijn een moderne dienstverlener en willen deze snelle ontwikkelingen continu in onze dienstverlening aanpassen. Om dit in goede banen te leiden is een wendbare, goed geïnformeerde en proactieve I&A-organisatie nodig die haar interne klanten op een voorspelbare manier ondersteunt, zodat zij optimaal hun werk kunnen doen in een steeds sneller ontwikkelende informatiesamenleving. I&A werkt hierin breed samen met Informatiebeheer en Gegevensbeveiliging en privacy, waardoor we rechtmatig en veilig beheer van informatie en gegevens garanderen.
Om deze visie te realiseren wordt dit in de periode 2023/2024 in samenhang en in parallelle sporen uitgevoerd:
Spoor 1: de basisprocessen en activiteiten op orde brengen:
De I&A-organisatie is op orde gebracht, zodat het beheer stabiliseert en er ruimte ontstaat voor het verder inrichten van verandering. Het volwassenheidsniveau van de beheerorganisatie is verder gestegen, als randvoorwaarde voor meer procesgericht, voorspelbaar, betrouwbaar en doelgericht werken. Daarnaast legt het programma Eigentijdse ICT basis voor een moderne informatie-infrastructuur, gebaseerd op hoogwaardige en veilige marktstandaarden rondom Cloud en SaaS (Software as a Service), waarmee we in staat zijn in te spelen op veranderingen. Dit wordt gefaseerd en gecontroleerd geïmplementeerd.
Spoor 2: de professionele I&A organisatie en business aan het stuur:
De I&A organisatie heeft goed inzicht in klantbehoeften, interne en externe ontwikkelingen en gebruiken dat inzicht om met innovatieve projecten werkbare oplossingen te realiseren. I&A werkt samen met de business aan opgaven en producten en de meerjaren IV-behoeften die daarbij horen en communiceert actief over de gestelde doelen. De interne klant staat aan stuur van de ontwikkelingen, naast de autonome ontwikkelingen binnen I&A. Als goed geïnformeerde en proactieve professionals geeft I&A invulling aan regie, kaderstelling en advisering ten behoeve van de wendbaarheid en het aanpassingsvermogen van de organisatie.
Spoor 3: het formuleren van beleid en invulling geven aan de opgave digitale transformatie die wij als gezamenlijke organisatie hebben:
De visie van Westland op digitaal, zaakgericht en datagericht werken sluit aan op gangbare ontwikkelingen, zodat we goed voorbereid kunnen voorsorteren op de digitale transformatie en waarde kunnen leveren aan de interne klant, inwoners en bedrijven. Datagedreven werken is integraal onderdeel van de IV-ontwikkeling, waarbij we de waarde van data onderkennen, de veiligheid en kwaliteit borgen en onze organisatie in staat stellen te sturen op basis van die data. De IV-begroting past zich aan de ontwikkeling en transformatie aan op de strategische richting naar meer afname van Cloud- en SaaS-producten, waarmee we aansluiten op de beweging die ook onze ICT-leveranciers maken.
Het IV- en informatiedomein ontwikkelt zich langs vastgesteld IV-beleid en leidende IV-principes en hanteren marktstandaarden als het gaat om portoliomanagement en lifecycle-management van onze producten.
Informatiebeheer (IB)
Per december 2022 zijn de nauw aan elkaar verbonden onderdelen Documentaire Informatievoorziening (DIV), Postregistratie en het Historisch Archief Westland (HAW) samengevoegd tot één team Informatiebeheer bij cluster Bedrijfsvoering.
Documentaire Informatievoorziening (DIV)
Conform de Archiefwet heeft de gemeente de verplichting om de gemeentelijke informatie duurzaam toegankelijk te maken, te houden en te vernietigen wanneer de bewaartermijn is verlopen. DIV geeft ondersteuning en advies aan de gemeentelijke organisatie op deze processen en beheert de (nog niet overgedragen) gemeentelijke fysieke en digitale archieven.
Postregistratie
De centraal binnengekomen documentenstroom wordt beoordeeld en op de juiste manier geregistreerd en gerouteerd om duurzame toegankelijkheid van informatie te kunnen waarborgen en om te zorgen voor correcte afhandeling.
Historisch Archief Westland (HAW)
Het HAW zorgt ervoor dat nu en in de toekomst de geschiedenis van Westland zo goed mogelijk gereconstrueerd kan worden aan de hand van authentieke en aanvullende informatiebronnen. Om ook de digitale informatiebronnen duurzaam en toegankelijke te bewaren is een e-depot aangeschaft voor opname van gedigitaliseerde en digitale archieven.